Urus Visa Schengen Sendiri - Undangan (Tanpa Agent, Tanpa Surat Kantor) - PART A

 

Halo guyssss,

    Sudah lama ya tidak post di blog tercinta ini. Kali ini saya putuskan untuk post lagi, mengingat pengalaman yang saya tulis ini mungkin berguna untuk teman-teman semua yang sedang dalam proses pembuatan visa. Pada post kali ini saya akan menceritakan lengkap pengalaman saya mengurus visa schengen sendiri tanpa bantuan agent dan tanpa surat rekomendasi dari kantor maupun surat mahasiswa aktif. Saya juga akan berbagi tips, detail surat-surat apa saja yang perlu disiapkan serta link-link yang berguna.

    Saya berencana mengunjungi Belanda pada akhir November 2022. Tentunya sebelum mengunjungi negri kincir angin tersebut saya perlu visa sebagai ijin masuk. Seperti yang kita ketahui Belanda masuk daerah Eropa dan visa yang harus dipersiapkan adalah Visa Schengen. Jenis visa yang kali ini saya buat adalah visa schengen-visiting family karena memang tujuan utama saya adalah berkunjung dan saya menggunakan surat sponsor (akan saya bahas lebih lanjut). Pada akhirnya saya dapat visa untuk 90 days (single entry), persis sesuai harapan saya, Puji Tuhan!!

     Pertama-tama perlu diketahui bahwa pengurusan visa Belanda sudah tidak ke Embassy lagi namun melalui VFS Global (untuk Belgia, juga lewat VFS Global Belanda). Singkatnya kita isi formulir pada laman Consular Service kemudian print form tersebut, siapkan semua dokumen, buat janji temu dan serahkan ke VFS Global, visa di-approve, lalu berangkat. 

    Karena postingan yang saya buat cukup detail maka saya akan bagi dalam 2 part ya teman-teman :

Part A : Pilihan jenis visa, ambil checklist dokumen, pembuatan janji temu VFS.

Part B : Persiapan saya melengkapi semua dokumen-dokumen pada checklist visa schengen-visiting family/friends.

PART A

1. Kenali dan pilih jenis Visa yang perlu kalian buat.

    Pilihlah visa yang sesuai dengan tujuan perjalanan kalian. Mengapa demikian? Karena jenis visa yang kalian pilih menentukan dokumen apa saja yang perlu kalian persiapkan. Untuk mengetahui jenis visa kalian bisa check ke https://visa.vfsglobal.com/one-pager/netherlands/indonesia/bahasa/index.html. Tampilannya seperti dibawah ini dan klik kolom yang saya highlight kuning yaa.

 

    Setelah kalian klik kolom kuning maka akan keluar tampilan semua hal mengenai jenis visa yang kalian pilih. Semua hal yang saya maksud mencakup : deskripsi jenis visa tersebut (untuk travelling dengan tujuan apa), biaya pembuatan visa, dokumen yang diperlukan, spesifikasi foto yang harus dibuat, proses visa, bahkan sampai dengan pengisian formulir online. Kalian bisa pilih beberapa tab yang saya highlight kuning ya, disana adalah semua hal terkait "visa undangan (keluarga/teman)".

2. Download checklist dokumen yang perlu disiapkan, baca.

    Setelah kalian selesai memilih jenis visa yang cocok untuk perjalanan kalian. Maka download formulis checklist untuk mengetahui dokumen-dokumen apa yang perlu kalian siapkan. Pada foto diatas pilihlah tab "Dokumen yang Diperlukan" lalu kalian klik yang saya highlight kuning "klik disini".

 

    Setelah kalian klik tulisan kuning itu maka PC kalian akan langsung mengarahkan ke laman pdf yang berisi checklist dokumen, kalian bisa mengunduh file ini untuk kemudian kalian baca dan lengkapi dokumen-dokumennya.

 

 

3. Buat janji temu di VFS Global

    Janji temu ini kalian harus buat kurang lebih 2-3 bulan sebelum tanggal keberangkatan kalian ya teman-teman. Mengingat VFS Global ini cukup ramai dan slot janji temu itu sangat tidak menentu bisa saja waktu tunggunya 1-2 bulan. Oleh karena itu saya memilih membahas mengenai janji temu terlebih dahulu sebelum menyiapkan dokumen. Sesuai pengalaman saya persiapan kelengkapan dokumen kalian bisa buat sambil menunggu tanggal janji temu kalian tiba.

    Sebelum membuat janji temu kalian harus register terlebih dahulu di VFS. Untuk pembuatan janji temu kalian bisa klik https://visa.vfsglobal.com/idn/id/nld/register (tampilan seperti dibawah ini).

    Setelah kalian masuk maka klik "mulai pesanan baru" tab orange pada pojok kanan dan kalian akan diarahkan ke tampilan pemesanan janji temu yang kalian perlu isi fieldsnya sesuai kebuthan kalian.

 

Tiga fieds yang saya highlight kuning isi sesuai kebutuhan.

- Pusat aplikasi VFS kantor VFS hanya ada 3 ya (Jakarta, Bali, Surabaya). Pilih kantor VFS mana kalian available dan bisa melakukan penyerahan dokumen aplikasi.

- Kategori Janji : ini kalian bisa pilih jenis janji temu apa yang kalian akan buat. Pilihannya ada Visa C dan Prime Time-Additional Fee. Bedanya :

* Visa C harganya lebih murah (seingat saya kurang lebih dibawah 300.000), namun janji temu pada jam sibuk yah (pagi - jam 14.00), jadi kantor VFS akan cukup ramai dan kemungkinan antrian panjang.

* Prime Time-Additional Fee harganya lebih mahal yakni 869.999 (Sept 2022), namun janji temu ini pada pukul 16.00 WIB dan 16.20 WIB dimana kalian bisa datang pada jam-jam sepulang kerja (tidak terlalu sibuk di kantor VFS). Saya ambil prime-time (tanpa antri, kantor VFS tidak terlalu sibuk).

Oh ya, kategori janji tidak menentukan apakah visa kalian akan approved / rejected. Kategori janji ini hanya memudahkan kalian saat penyerahan dokumen ke kantor VFS, sedangkan keputusan visa ditentukan langsung oleh Embassy. Jadi kalaupun memungkinkan kalian bisa ambil yang Visa C dengan harga lebih murah atau bila kalian sibuk maka ambil yang prime time - additional fee.

- Sub Kategori : jenis visa yang akan kalian apply, saya pilih visiting family/friends.

    Dibawah ini adalah contoh yang sudah saya isi, kalian bisa check bahwa slot yang saya dapatkan adalah pada 28/12/2022 (hampir 2 bulan dari tanggal saya buat postingan ini 5 November 2022).

     Sesuai pengalaman saya book pada 7 September 2022 dan saya mendapatkan janji temu untuk 27 Oktober 2022. Padahal saya sangat berharap mendapatkan janji temu pada akhir atau awal Oktober. Namun tetap saja tidak ada slot dan hanya dapat pada 27 Oktober 2022, ketika ada tanggal lebih awal dan akan reschedule pun sangat gambling ya. 

    Apakah bisa reschedule bila ada jadwal yang lebih awal dari yang sudah kita buat dan bayar? Tentu saja bisa, namun ini sangat gambling teman-teman. Setiap ada slot janji temu, biasanya di web VFS itu rebutan dengan banyak orang (saya coba beberapa kali pantau dan janji temu yg lebih awal selalu ludes sekejap setelah tanggal tersebut available) dan ada beberapa rules yang tidak tertulis.

Contohnya : 

- Saya dapat janji temu pada 27 Oktober 2022 (booked pada 7 September 2022 siang).

- Ketika saya check berkala di dashboard akun saya pada 9 September 2022 pagi, ada tanggal yang lebih awal 6 Oktober 2022 (kemungkinan ada yang membatalkan untuk tanggal tersebut).

- Namun terkendala dengan 2 alasan dibawah ini :

a. Harus 2x24 jam.

Ketika kalian akan reschedule, paling tidak bookingan kalian harus lebih dari 2x24 jam sejak janji temu awal itu dibuat. Saya book pada siang hari di 7 September 2022, pada pagi hari di 9 September 2022 saya lihat ada jadwal untuk 6 Oktober, saya tidak bisa reschedule karena masa book saya belum lewat 2x24 jam sejak 7 Sept 2022 (siang).

b. Harus cancel booking janji temu yang sebelumnya.

Ketika kalian sudah 2x24 jam dan akan reschedule, maka kalian harus cancel bookingan awal kalian dan book untuk jadwal yang baru. Jadi bisa dibilang ini tuh bukan reschedule ya (meskipun di menu VFS tertulis reschedule), tapi kenyataannya adalah batal dan buat baru. Bookingan awal yang kalian cancel tidak akan di-refund, alias biaya janji temu itu hangus. Nah bisa kalian bayangkan bila kalian cancel dan pembayaran atas janji temu tersebut hangus, lalu ternyata jadwal baru yang lebih awal sudah dibook oleh orang lain, maka kemungkinan besarnya kalian justru akan mendapatkan jadwal yang lebih lama dari jadwal awal yang kalian book (dalam hal ini saya punya 27 Oktober 2022 bila saya cancel, dan jadwal yg lebih awal terbook orang lain, maka saya mungkin akan dapat slot lebih lama dari 27 Oktober 2022 harus mengulang proses book seperti diawal).

    Setelah kalian setuju pada slot yang tersedia maka klik lanjutkan pengisian detail dan proses pembayaran. 

 

    Lalu kalian akan mendapatkan email konfirmasi dari VFS pada email. Lampirannya kalian harus print dan bawa pada saat janji temu.

 

     Janji temu sudah ditangan, saatnya melengkapi checklist dokumen. Untuk ini akan saya bahas di part B ya teman-teman supaya tidak terlalu panjang. Pada part B saya juga akan jelaskan bagaimana saya bisa melakukan book tiket dengan masa hold yang lama tanpa perlu fully paid tiket pesawat kalian, berikut dengan tips dan triknya.

Ikuti terus postingan ini ya.

Terima kasih 😃